Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions au quotidien, un salarié engage des dépenses professionnelles. Le rôle de l’employeur est de rembourser tous ces divers frais en temps et en heure pour que les collaborateurs puissent travailler dans les meilleures conditions.
Quels sont les différents frais professionnels ?
Par définition, les frais professionnels correspondent aux charges inhérentes à l’emploi d’un salarié qu’il supporte dans l’exercice de ses fonctions. Ces dépenses sont réparties en plusieurs catégories. Parmi les plus importantes figurent les frais de repas. L’employeur se doit d’indemniser son collaborateur sur les repas pris dans les restaurants ou en dehors des locaux de l’entreprise et lorsqu’il doit manger sur le lieu de travail à cause des contraintes d’horaires ou de l’organisation en interne. Le remboursement des frais de restauration s’applique également lors de déplacements professionnels qui empêchent le salarié de prendre ses repas sur ses lieux de restauration habituels ou à son domicile.
Les frais de déplacement représentent aussi une part importante des frais professionnels. Il s’agit des dépenses engagées par le salarié dans le cadre de sa mobilité. Il existe différents types de frais de déplacement parmi lesquels se trouvent les frais de transport. Si le véhicule de l’employé est utilisé à des fins professionnelles, il peut réclamer une indemnité kilométrique sur présentation de divers justificatifs comme les frais de carburant, les frais de péage, le billet d’avion ou le billet de train. Ces frais de transport pour l’exercice professionnel sont à différencier des indemnités de transport domicile-travail. Ici, il peut être question des abonnements aux transports publics ou aux services de location de vélo par exemple.
La mobilité professionnelle doit également faire l’objet d’une prise en charge par l’employeur. Lorsque le salarié doit déménager pour le travail, il doit percevoir une indemnisation sur les frais de transport et d’hôtels, les frais de logement provisoire, les frais de déplacement liés aux prospections d’une nouvelle maison, les frais de garde-meuble, les dépenses engendrées par la location du camion de déménagement ou les services d’une entreprise de déménagement. L’entreprise rembourse également les frais d’installation comme les émoluments du notaire ou de l’agence, la mise en place de l’installation électrique, etc.
Enfin, les collaborateurs travaillant chez eux en télétravail doivent aussi profiter d’une prise en charge financière dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Au rang des dépenses remboursées figurent l’achat d’un ordinateur, le paiement de la connexion internet, l’acquisition d’un fauteuil de travail, le paiement d’une partie du loyer ainsi que de l’électricité.
Comment rembourser les frais professionnels ?
Le remboursement des frais professionnels s’effectue de deux manières : au forfait ou au réel. Lorsque les dépenses du collaborateur sont récurrentes, les remboursements sont généralement forfaitaires. Cela signifie que tous les mois, le salarié perçoit une prime destinée à compenser l’argent qu’il a dépensé dans l’exercice de ses fonctions. Ce mode de remboursement est surtout plébiscité par les secteurs d’activité dits « terrains ». C’est le cas des commerciaux ou des itinérants qui sont toujours sur les routes. Pour indemniser les repas et les déplacements, l’entreprise leur alloue directement un budget mensuel. De cette manière, ils n’ont pas besoin de devoir justifier à chaque fois les prix de leur repas en présentant des factures de restauration. Normalement, ce type de prise en charge doit être précisé dans le contrat de travail lors de l’embauche.
Par ailleurs, l’employeur peut également décider de rembourser les frais professionnels sur leurs valeurs réelles. Pour cela, il sera nécessaire de justifier chaque dépense avec des factures. La présentation de ces pièces justificatives et la possibilité pour l’employeur de prouver la nécessité de ces frais professionnels permettent d’obtenir une exonération des cotisations. À noter qu’il existe aussi des dépenses qui ne peuvent pas faire l’objet d’allocations forfaitaires comme les frais de télétravail, les frais de déménagement, les frais d’outils NTIC ou encore les frais de missions à l’étranger.
Attention, tous les frais ne sont pas non plus pris en charge par l’employeur. C’est le cas par exemple du carburant utilisé par le collaborateur pour conduire sa voiture de la maison à son bureau. Les frais de gamelle sont aussi rarement remboursés. Ils correspondent aux repas que l’employé prépare chez lui et qu’il ramène sur son lieu de travail.
Mode de gestion des frais professionnels
Les frais professionnels exigent un budget plus ou moins conséquent pour une entreprise, d’où l’importance de les gérer de façon optimale. Une technique efficace consiste à établir une politique de validation des frais de professionnels. Ainsi, les collaborateurs ne s’engagent pas dans des dépenses sans avoir reçu l’aval de l’employeur.
Il est également recommandé de créer un répertoire des notes de frais et de correctement catégoriser les frais professionnels par employé. Grâce à cette démarche, il est possible d’effectuer une analyse pertinente et d’adopter les actions adéquates qui s’imposent.
Pour réduire les délais de traitement de remboursements et éviter que les salariés attendent un long moment avant de bénéficier de leur indemnisation, une astuce consiste également à utiliser des outils de gestion de notes de frais en ligne.
